PUTRA PAS SAM

STIMA IMMI

HAND-OUT EVALUASI KINERJA

DR. H. ZULKIFLI AMSYAH, SS. MIS.

oleh ;

hugi lokon

332122290252

[Sumber: Kaswan. MSDM; untuk Keuanggulan Bersaing Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012 p 211- 240]

1.      PENDAHULUAN

Evaluasi Kinerja, sbg bag dr proses manajemen kinerja, sudah lama merupakan system yg diperdebatkan, bahkan dlm org hierarkis. Penilaian kinerja memiliki banyak faset: sbg latihan observasi dan penilaian, proses umpan balik, dan intervensi organisasi masih amat diperlukan.

Sebagai proses pengukuran di samping juga proses yg penuh dg muatan emosi, penilaian kinerja diperlukan karena sejumlah alas an, yg di antaranya:

a.       Mengalokasikan sumber daya dlm lingkungan yg dinamis,

b.      Memotivasi dan menghargai karyawan,

c.       Memberi umpan balik kpd karyawan tentang kinerjanya,

d.      Memelihara hubungan yg adil dlm kelompok’

e.       Membina dan mengembangkan karyawan,

f.       Mematuhi aturan kesempatan kerja yg setara [Nwstrom dan Davis, 1997: 174]

Di samping itu, ada sejumlah alans an lain mengapa penilaian kinerja perlu dilakukan. Paling tidak ada 2 alasan: alas an unt kepentingan manajemen dan alas an unt karyawan itu sendiri.

Bagi manajemen, penilaian kinerja diperlukan krn alas an-alasan berikut:

a.       Menggunakan talentanya secara efektif – unt memastikan bhw kemampuan-kemampuan individual digunakan seefektif mungkin dlam org, tanpa ada talenta yg terabaikan.

b.      Pelatihan – unt mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sehingga kontribusi karyawan terhdp perkembangan org. di masa yg akan dating dpt ditingkatkan sehingga para karyawan dpt tumbuh, menjadi lebih trampil dan percaya diri dan memberikan sejumlah prospek kerja.

c.       Promosi – membantu keputusan promosi dg memberikan informasi mengenai kajian dan rencana sebelumnya unt pengembangan.

d.      Perencanaan – unt mengidentifikasi kekurangan ketrampilan dan kebutuhan suksesi.

                                                                                                                  

e.       Kewenangan – unt memelihara hirarki wewenang dg menegaskan ketergantungan bawahan terhdp mereka yg melaksanakan penilaian [Huat dan Torrington, 1998:271]

Bagi karyawan, alasannya adalah:

a.      Kinerja --- kemampuan karyawan unt melakukan pekerjaan dapat ditingkatkan dengan menekankan pd kelebihannya dan pemahaman terhadap perubahan-perubahan apa yg dibutuhkan. Kita semua sangat ingin melakukan pekerjaan dg baik, krn harga diri kita sebagian besar dipengaruhi oleh posisi yg kita miliki dan penggunaan keterampilan secara efektif merupakan sumber dasar kepuasan manusia.

b.      Motivasi --- keyakinan kembali dan pengarahan yg seharusnya berasal dr penilaian yg efektif dpt meningkatkan antusiasme dan komitmen terhadap pekerjaan dan terhadap org tempat pekerjaan itu.

c.       Karir --- individu dpt memperoleh petunjuk dan indicator tentang perubahan-perubahan kerja yg mungkin.

d.      Umpan Balik --- merupakan tindak lanjut dr penilaian kinerja yg bertujuan mengakui dan mendorong kinerja unggul sehingga tetap berkelanjutan, mempertahankan perilaku yg dpt diterima, dan mengubah perilaku karyawan yg kinerjanya tidak memenuhi standar org [Huat dan Torrington, 1998: 271].

2.      FILOSOFI PENILAIAN KINERJA

Satu generasi yg lalu, program penilaian cenderung menekankan sifat-sifat karyawan, defisiensi, dan kemampuan, tetapi filosofi penilaian modern menekankan kinerja saat ini dan sasaran masa depan. Filosofi modern juga menekankan patisipasi dlm menetapkan sasaran dg atasan, dan pengetahuan hasil. Adapun tanda-tanda filosofi penilaian modern itu adalah sbg berikut:

a.       Orientasi kinerja ---

b.      Fokus pd sasaran atau tujuan ---

c.       Penetapan tujuan bersama ndi antara pimpinan dan karyawan ---

d.      Sistem umpan balik yg extensive ---

3.      TUJUAN SISTEM PENILAIAN KINERJA

Penilaian kinerja memainkan peran penting dlm proses manajemen kinerja secara keseluruhan. Dlm hal ini penilaian kinerja adalah proses yg digunakan org unt menilai kinerja karyawan.  Org biasanya melakukan penilaian kinerja unt berbagai tujuan, diantaranya:

a.    Penilaian memberi justifikasi org secara resmi unt pengambilan keputusan pekerjaan, yaitu mempromosikan karyawan yg berkinerja menonjol; membina karyawan yg berkinerja kurang; melatih, memindahkan, atau mendisiplinkan yg lain; meningkatkan imbalan (atau tidak); dan sbg landasan mengurangi jumlah tenaga kerja. Singkatnya, penilaian berfungsi sbg input kunci unt melaksanakan system imbalan dan hukuman org yg sifatnya resmi. 

b.   Penilaian digunakan sbg criteria dlm validasi tes. Yaitu, hasil tes dikorelasikan dg hasil penilaian unt menilai hipotesis bhw skore tes mempridiksi kinerja pekerjaan. Akan tetapi, jika pekerjaan tidak dilakukan dg cermat, atau jika pertimbangan di luar kinerja mempengaruhi hasil kinerja, penilaian tidak dpt digunakan unt tujuan itu.

c.    Penilaian member umpan balik kpd karyawan dan dg demikian berfungsi sbg saran unt pengembangan karir dan pribadi.

d.   Penilaian dpt membantu mengidentifikasikan kebutuhan pengembangan karyawan dan jug aunt meneguhkan tujuan-tujuan unt program pelatihan.

e.    Penilaian dpt mendiagnosis maslah-masalah org dg mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan karakteristik-karakteristik pribadi unt dipertimbangkan dlam mempekerjakan, dan penilaian juga menyediakan landasan unt membedakan antara karyawan yg berkinerja efektif dg yg berkinerja tidak efektif.  Oleh krn itu penilaian menggambar awal suatu proses, drpd produk akhir.

f.    Penilaian bersifat memotivasi, yaitu mendorong inisiatif, mengembangkan rasa tanggungjawab, dan merangsang usaha-usaha unt berkinerja lebih baik.

g.   Penilaian merupakan wahana komunikasi, sbg dasar diskusi tentang hal-hal yg berhubngan dg pekerjaan antara atasan dan bawahan. Melalui diskusi, kedua pihak dpat mengenal lebih baik lagi.

h.   Penilaian dpt berfungsi sbg dasar unt perencanaan SDM dan pekerjaan, yaiat memberikan input yg berharga unt inventarisasi keterampilan dan perencanaan SDM.

i.     Penilian dpt dijadikan dasar penelitian MSDM, yaitu unt menentukan apakah program MSDM yg ada (seperti seleksi, pelatihan, kompensasi, dll.) efektif. 

4.      UNSUR-UNSUR PENILAIAN KINERJA

Unsur-unsur umum kebanyakan system penilaian kinerja adalah standar kinerja, ukuran kinerja dan bias/kesalahan penilaian

4.1     Standar Kinerja

4.2     Ukuran Kinerja

4.3     Kesalahan Penilaian

a.    Standar Penilaian

b.    Kriteria tunggal

c.    Prasangka

d.   Pengetahuan penilai yg tidak memadai

e.    Efek Halo

f.     Mirip saya

g.    Kontras

h.    Kesalahan tendensi sentral

i.      Bias leniency dan bias strictness

j.      Kesalahan recency of events

k.    Diferensiasi yg rendah

l.      Memaksakan informasi agar sesuai dg criteria bukan kinerja

5.      MENGURANGI BIAS DAN MASALAH PENILAIAN

Penggunaan penilaian mengasumsikan bhw pengamat atau penyelia cukup objektif dan akurat. Seperti kita ketahui, daya ingat penyelia kadang-kadang salah, dan penyelia lebih banyak mengikuti apa yg dia sukai, yg dia benci dan yg dia harapkan  terhadap orang, harapan yg belum tentu abash. Untuk itu perlu cara-cara yg efektif unt mengurangi, atau bahkan menghilangkan kesalahan atau bias itu. Beberapa cara unt mengatasi kesalahan dan bias itu adalah sbg berikut.

 

1.   Menggunakan Banyak Kriteria

2.   Menekankan perilaku drpd sikap

3.   Menggunakan banyak penyelia

4.   Mengevaluasi secara selektif

5.   Mencatat perilaku kinerja dlam buku harian

6.   Melakukan pelatihan

6.      PERSYARATAN SISTEM PENILAIAN YG EFEKTIF

Secara legal dan ilmiah, persyaratan utama system penilaian adalah kesesuaian strategis, valid/absah, relevan, sensitive, reliable/dpt dipercaya, akseptabel/dpt diterima, praktis, dan spesifik.

1.   Kesesuaian Strategis

2.   Validitas

3.   Relevansi

4.   Sensivtas

5.   Reliabilitas

6.   Akseptabilitas

Tabel Kategori Persepsi Keadilan dan Implikasinya

KATEGORI KEADILAN	PENTINGNYA UNTUK SISTEM PENILAIAN KINERJA	IMPLIKASI
Keadilan Prosedural	Pengembangan	·         Memberi manajer dan karyawan Kesempatan berpartisipasi dalam pengembangan system ·         Memastikan standar yg konsisten Ketika mengevaluasi karyawan yg berbeda ·         Meminimalkan kesalahan dan bias penilaian
Keadilan Interpersonal	Penggunaan	·         Memberi umpan balik tepat waktu dan lengkap ·         Mempersilakan karyawan mempertanyakan penilaian ·         Memberi umpat balik dalam suasana saling menghormati dan sopan
Keadilan Hasil	Hasil	·         Mengkomunikasakan harapan mengenai evaluasi dan standar kinerja ·         Mengkomunikasikan harapan mengenai penghargaan

[Sumber: Noe, 2006: 340]

Noe, Raymond A. et.al 2006. Human Resource Management. Gaining Competitive Advantage. Boston: Mc-Graw Hill.

6.1     Kepraktisan

6.2     Kespesifikan

7.      METODE-METODE PENILAIAN KINERJA

Metode Penilaian Kategori                                                        Metode Perbandingan    

·         Skala Penilaian Grafik                                                               - Peringkat

·         Daftar Periksa                                                                            - Distribusi Normal

                                           

                                                Metode Penilaian Kinerja

Metode Tujuan/Perilaku                                                             Metode Naratif

-          Pendekatan Penilaian                                                               - Kejadian Kritis

-          Management By                                                                       - Esai

-          Objective (MBO)                                                                      - Tinjauan Lapangan

                                       

  Gambar Metode Penilaian Kinerja

Selain kategori di atas, penilaian kinerja dapat dikelompokkan menjadi lima pendekatan yaitu komparatif, atribut, perilaku, hasil dan kualitas, seperti table di bawah ini:

                                     Tabel Pendekatan Penilaian Kinerja

NO	PENDEKATAN	TEKNIK
1	Komparatif	Pemberian peringkat, Distribusi yang Dipaksakan, Perbandingan Berpasangan.
2	Atribut	Skala Penilaian Grafik, Skala Standar Campuran
3	Perilaku	Kejadian Kritis, Behaviorly-Anchored Scales (BARS), Behavior Observation Scales (BOS), Organizational Behavior Modification (OBM), AssessmentCentres.
4	Hasil	Management By Objectives (MBO), Productivity Measurement and Evaluation Systems (ProMES)
5	Kualitas	Umpan Balik Subjektif, Umpan Balik Objektif.

8.      SIAPA YG MELAKUKAN PENILAIAN KINERJA

9.      KAPAN DAN BERAPA KALI PENILAIAN DILAKSANAKAN?

10.   MENGEMBANGKAN SISTEM PENILAIAN

11.    TINJAUAN ULANG

-----------

BAB I. 

MANAJEMEN KINERJA

KINERJA.  Adalah  tingkat pencapaian hasil atas  pelaksanaan tugas tertentu

KINERJA PERUSAHAAN ; adalah tingkat pencapaian hasil dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan

MANAJEMEN  KINERJA:   adalah  keseluruhan  kegiatan  yang  dilakukan untuk  meningkatkan kinerja  perusahaan atau  organisasi,  termasuk   kinerja  masing  masing individu  dan  kelompok  kerja  di  perusahaan tersebut.

KINERJA  PERUSAHAAN. adalah agregasi atau akumulasi kinerja semua  unit   organisasi ,  yang   sama   dengan  penjumlahan kinerja semua  orang  atau individu  yang bekerja di perusahaan tersebut.

A.    KINERJA  PERUSAHAAN

 Dipengaruhi  Oleh  3  Faktor  Utama  Yaitu :

I.  Dukungan Organisasi.

Ii. Peranan Manajemen.

Iii. Dukungan Kinerja Setiap Orang Yang Bekerja Di Perusahaan Tersebut

I.  DUKUNGAN   ORGANISASI :

     Dipengaruhi Oleh :

1.   STRUKTUR  ORGANISASI.

2.   TEKNOLOGI  >…mempercepat proses produksi, meningkatkan kualitas untuk memenangkan persaingan

Penyusunan struktur organisasi, pemilihan teknologi dan penyediaan sarana kerja ,secara langsung dan tdk langsung juga mempengaruhi kinerja setiap individu pekerja.

II.  PERANAN  MANAJEMEN ,

Manajemen :  adalah suatu proses  mengkombinasikan  dan mendayagunakan semua sumber sumber secara  produktif  untuk mencapai tujuan perusahaan  atau organisasi.

Manajemen melaksanakan fungsi fungsi :  perencanaan. Pengorganisasian . Pembinaan  kerja. Pelaksanaan .dan pengawasan.

FUNGSI  MANAJEMEN  :

1.  Merumuskan  Dan  Menguraikan  Visi  Dan

      Misi  Organisasi  Menjadi  Tugas Pokok

      Unit   Unit  Organisasi.

2.   Menyusun  Struktur   Organisasi.

3.   Menyusun  Sistem  Dan  Mekanisme  Kerja.

4.   Mengadakan   Sarana  Dan   Peralatan

       Kerja.

5.   Merencanakan, Membina Dan Mendaya

       Gunakan  Sdm.

6.   Mengkoordinasikan  Pelaksanaan Tugas.

7.    Mengawasi  Pelaksanaan  Tugas.

III. DUKUNGAN PEKERJA.

·      Kinerja perusahaan adalah penjumlahan atau akumulasi kinerja dari semua orang yang bekerja di perusahaan tersebut.

·      Dukungan organisasi dan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen juga dimaksudkan untuk memberikan kemudahan, memfasilitasi  dan mendorong  semua pekerja untuk menaikkan kinerjanya secara optimal.

·      Kinerja setiap pekerja dipengruhi oleh  ;

I. Kompetensi  individu ybs,II. Dukungan organisasi dan    III. Dukungan manajemen .

a. Manajemen

b.Kinerja perusahan

c. Dukungan Organisasi

* Struktur Organisasi

* Teknologi

d.                  Kinerja individu

B.KINERJA   INDIVIDU.

    Kinerja setiap orang dipengaruhi oleh  3 kelompok yaitu ,

     i.   Kompetensi Individu Ybs.

   ii.   Dukungan Organisasi.

 iii.   Dukungan Manajemen

I.  KOMPETENSI INDIVIDU adalah :

     kemampuan dan ketrampilan melakukan kerja  , yang dipengaruhi oleh :

a.    Kemampuan dan ketrampilan kerja.

b.   B.Motivasi dan Etos kerja

A. KEMAMPUAN dan KETRAMPILAN KERJA setiap orang dipengaruhi  oleh :

1.   kebugaran Fisik dan Kesehatan Jiwa.

2.   pendidikan.

3.   Pelatihan.

4.   Pengalaman Kerja.

B.MOTIVASI, SIKAP dan ETOS KERJA .

1.   Bekerja sebagai keterpaksaan.

2.   Bekerja sebagai tantangan dan memberi kepuasan.

II. DUKUNGAN ORGANISASI

1.   Struktur  Organisasi,  setiap orang perlu memiliki dan memahami uraian jabatan dan uraian tugas yang jelas.

2.   sarana , alat kerja dan teknologi yang digunakan mempengaruhi kinerja setiap orang   serta memberikan kemudahan dan kenyaman kerja.

3.   kondisi kerja , setiap orang tahu hak dan Kewajibannya sehingga memberikan kepastian bagi pekerja utk melaksanakan tugasnya dgn penuh tanggungjawab.

III. DUKUNGAN MANAJEMEN

1.      Mengoptimalkan pemanfaatan kekuatan, keunggulan dan potensi  yg dimiliki  setiap pekerja.

2.      Mendorong pekerja untuk terus meningkatkan kemampuannya (wawasan dan pengetahuannya ).

3.      Membuka kesempatan yang luas bagi pekerja  utk. meningkatkan kemampuannya.

4.      Membantu pekerja yg kesulitan dalam melaksanakan tugasnya.

5.      membangun motivasi kerja, disiplin  dan etos kerja dengan ; a. menciptakan variasi penugasan, b. membuka tantangan baru, c. memberikan penghargaan dan insentif .d. membangun komunikasi 2 arah.

C.Siklus Manajemen Kinerja

Manajemen kinerja adalah keseluruhan kegiatan yg dilakukan utk meningkatkan kinerja perusahaan.

     Manajemen Kinerja merupakan Proses berkelanjutan berbentuk siklus  yang terdiri dari  :

 I. PERENCANAAN.

II. PEMBINAAN .

III. EVALUASI.

I. Model PERENCANAAN KINERJA.

    adalah proses penyusunan rencana kegiatan utk meningkatkan kinerja perusahaan dan kinerja setiap orang.

Rencana  Kinerja  terdiri dari  3 Komponen  yaitu :

1.   Uraian jabatan / tugas  / job discription

2.   Sasaran Kinerja.

3.   Rencana Tindakan Kerja.

II. PEMBINAAN KINERJA.

1.Mendorong  pekerja memahami Uraian Tugas  /jabatannya dan Tanggung jawab.

2.Mendorong Pekerja memahami  sasaran yang Harus Dicapai.

3.Membantu Pekerja memahami melakukan tugas.

4.Memberdayakan pekerja melalui  bimbingan , Pendidikan, Pelatihan dan penugasan.

5.Menumbuhkan Motivasi dan Etos Kerja.

6.Menciptakan Iklim Kerja yg Kondusif

ANALISIS JABATAN menggambarkan :

1.      Uraian Jabatan.

2.      Sasaran / Target yang harus dicapai.

3.      Standar pencapaian hasil/ Standar Prestasi Kerja.

4.      Tingkat Kesulitan mencapai sasaran.

5.      Syarat Kompetensi Jabatan.

6.      Tahapan Proses Pelaksanaan.

7.      Imbalan yang Layak.

III.  EVALUASI  KINERJA.

          Evaluasi  Kinerja adalah  satu sistem dan cara penilaian pencapaian hasil kerja suatu perusahaan atau organisasi. Dan setiap individu yang bekerja di perusahaan tersebut.

     Evaluasi kinerja terdiri atas  beberapa tahapan yaitu,

1.      Mengumpulkan dan menyeleksi informasi

2.      mendiskripsikan dan menginterpretasi kan data.

3.      Mengembangkan dan mengkaji informasi

4.      Menarik kesimpulan.

BAB.II.

PERENCANAAN KINERJA

Perencanaan, merupakan tahap awal dari Sistem Manajemen.

Perencanaan Kinerja, merupakan tahap awal dari Manajemen Kinerja, mulai dengan:

> Perumusan Visi dan Misi Perusahaan/Orgsi

> Perumusan Tugas Pokok  dan Struktur  Org.

> Sasaran dan Fungsi unit 2 org, Uraian jabatan, sasaran Kinerja dan rencana tindakan Kinerja setiap orang di unit Orgsi.

Salah satu fungsi perencanaan Krusial adalah  merumuskan  Visi,Misi danTujuan Org/perush

I.  VISI mengandung  unsur  :

a. CITA  CITA

b. NILAI NILAI DAN KEYAKINAN.

c.  MISI  YANG  DIEMBAN.

II. VISI BERPERAN SEBAGAI  :

a.    KOMPAS PEMBERI ARAH.

b.   MEMPERSATUKAN  PERSEPSI.

c.    MENUMBUHKAN  MOTIVASI.

d.   DASAR MERUMUSKAN TUGAS POKOK   DAN  STRATEGI.

e.    DASAR MENYUSUN  STRUKTUR ORGANISASI DAN URAIAN JABATAN

•         Visi dan Misi  merupakan dasar untuk  ……  > >  merumuskan  Tujuan perusahaan dan Strategi mencapainya  >…. Menjadi dasar  untuk menyusun  Struktur Organisasi hingga uraian jabatan.

•         Tujuan Perusahaan/ Organisasi adalah Kondisi Rasional yang ingin dicapai dalam rangka menuju visi Perush/Organisasi dengan memobilisasi semua orang dan unit organisi.

•         Tujuan Perush/ Organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk tujuan jangka Panjang, jangka menengah dan jangka Pendek.

•           STRATEGI  adalah  pilihan Cara terbaik melaksanakan Misi untuk Mewujudkan Visi atau  mencapai tujuan Perush/ Organisasi.

•         STRATEGI Didasarkan pada : Keunggulan dan Kemampuan yang dimiliki perusahaan dengan mempertimbangkan keterbatasan dan kelemahannya..

•         STRATEGI Harus Realistis  dengan memperhatikan peluang dan hambatan Eksternal Organisasi.

I.   VISI dan MISI Tingkat  MAKRO.

Dalam perspektif yang sangat Makro, dpt diambil  Visi dan Misi bangsa INDONESIA dalam mukadimah UUD 1945. sbb.

“ Terwujudnya Masyarakat Indonesia yang Adil dan Makmur tahun 2040 ?”, Misi nya seperti yg tertuang dalam pembukaan UUD 45. a.l . a.Melindungi  segenap…………dst.

a.       memajukan kesejahteraan …..dst

b.      mencerdaskan kehidupan bangsa,

c.       melaksanakan kertiban dunia...dst

Rumusan Tujuan  = Tujuan  Pembangunan Nasional / GBHN. a..l.

a.       Mewujudkan suatu Masyarakat adil dan makmur yang merata ……………………dst

b.      Dalam wadah NKRIyg merdeka…….dst

c.       …………………dst .

Visi, Misi dan Tujuan tsb lebih lanjut diuraikan kedalam Fungsi-fungsi yg kemudian menjadi Tugas Pokok Departemen/lembaga .Misalnya Misi “ Melindungi segenap Bangsa……dst. “ . Dapat dirinci menjadi Fungsi2 Negara Yaitu:

a.       Fungsi Menjaga Keamanan dan pertahanan, menjadi TUPOKSI  Dept. HANKAM.

b.      Fungsi Menjaga Ketertiban Masy. Menjadi Tugas pokok  Kepolisisan negara.

c.       Fungsi Menjamin Ketertiban dan kepastian Hukum  , menjadi Tugas Pokok  Depertemen Hukum dan Hak asasi Manusia. Dsb.

•         Berdasarkan Tugas Pokok tsb, setiap Departemen dapat merumusksn Visi, Misi dan Tujuan Masing masing Departemen ybs

•         Tujuan Pembangunan jangka Panjang dicapai dalam 25 tahun= PJP,  PJM=5  tahun dan tujuan jangka Pendek dicapai dalam kurun waktu setiap tahun anggaran.

                         

II. VISI dan MISI  Tingkat  Mikro.

Perusahaan >….merumuskan VISI > didasarkan kpd Cita-Cita, Idealisme, Impian, dan Nilai nilai yg dimiliki pendirinya. >  selanjutnya dirumuskan MISI  secara jelas dan Inspiratif supaya mudah dirinci dalam menyusun tujuan, Struktur Organisasi dan uraian Jabatan dan sasaran Kinerja.

MISI, contoh,

Meningkatkan kualitas hidup Masy melalui inovasi dan jaminan kualitas Produksi.

Mengembangkan dan menyebarluaskan IPTEK utk meningkatkan kualitas hdp Mns.

•         TUJUAN  Perusahaan/ Bisnis lebih mudah dirumuskan secara Kuantitatif dibandingkan perumusan tujuan lembaga Pemerintah. Demikian juga dengan STRATEGI .

•         STRATEGI disusun  :

a.    Berdasarkan Visi dan Misi.

b.   Mempertimbangkan Keunggulan dan Kemampuan khusus yg tdk dimiliki oleh perush lain serta keterbatasan dan kelemahan internal organisasi.

c.    Memperkirakan peluang serta hambatan dan tantangan dari luar perusahaan,daya beli Masy. Dan kekuatan pesaing.

Untuk  mencapai TUJUAN  dan menjalankan STRATEGI Perusahaan disususun Struktur Organisasi Perumusan yang Jelas mengenai Fungsi masing masing Organisasi, uraian Jabatan,Sasaran Kinerja, dan rencana peningkatan Kinerja.

RENCANA TINDAKAN KINERJA

 Rencana Tindakan Kinerja pada prinsipnya memuat :

1.      Tindakan dan TahapanTindakan yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran.

2.      Produk dan jumlah produk yang akan dihasilkan.

3.      Sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil tersebut.

4.      Risiko yang mungkin dihadapi.

5.      Rencana tindakan darurat bila ada masalah

Rencana Tindakan Kinerja Perlu memperhatikan faktor-faktor :

 INTERNAL : al

1.   1.Rencana penggunaan Teknologi baru, yang membutuh keahlian dan ketrampilan.

2.   Rencana ekspansi usaha >.. Menambah tenaga dan jaringan komunikasi.

3.   Pemekaran atau penciutan organisasi yang berarti  menambah atau mengurangi tenga kerja.

Faktor EKSTERNAL : al.

1.   Perubahan pesaing yang cendrung terus bertambah banyak dan semakin ketat > oleh sebab itu Daya Saing ( competitiveness ) perusahaan harus terus ditingkatkan.

2.   Perubahan selera masyarakat konsumen/ pelanggan baik soal bentuk  /design, maupun mengenai kualitas dan atau rasa.

3.   Kebijakan Pemerintah terutama mengenai hal2 prosedural.

BAB.III.

ANALISIS JABATAN

JABATAN/OCCUPATION  diartikan sebagai kelompok Pekerjaan yg berada atau tersebar di beberapa unit  organisasi .

PEJABAT/Pekerja adalah orang yang menduduki atau menjalankan suatu jabatan atau pekerjaan tertentu dan harus memiliki Kualifikasi kemampuan atau kompetensi tertentu.

ü  UU No 8 / 1974 Ps 7 Ayat 1. menyebutkan bahwa : JABATAN adalah kedudukann yang menunjukan Tugas dan Tanggung Jawab seseorang PNS yang memangku jabatan tsb.

ü  ANALISIS JABATAN , Menghimpun informasi mengenai ; Karakteristik Pekerjaan serta Kewenangan  dan Tanggung Jawab orang yang  menjalankan jabatan tersebut.

JABATAN  -  OCCUPATION.

JOBS atau KELOMPOK PEKERJAAN.

-    Yang tersebar di beberap Unit Organisasi.

-    Terdiri atas bbrp tugas yg sama.

-    Pelaksanaannya memerlukan persyaratan  kemampuan yang sama.

- JABATAN bukan STATUS.

-      Jabatan menunjukkan Tugas dan anggung  jawab.

- Yang DIANALISIS adalah PEKERJAAN. Tugas2 ,Kegiatan dll yg Berhubungan  dengan Pekerjaan.

1. JUDUL JABATAN.

Jabatan Struktural : menggambarkan Posisi  dalam Struktur Organisasi.spt.

Dirjen, Dirprod,Karo,kabag,Kasi

Jabatan Fungsional: atau jabatan profesi 

Lebih menggambarkan Profesi, Pekerjaan,

Dan kemampuan yg melekat pd orangnya. Spt. Dosen, Guru, Dokter, perawat, Akuntan

A. RUANG LINGKUP ANALISIS JABATAN

Berarti Menganalisis, Menjelaskan, & meng uraikan semua aspek  yang berkaitan dengan semua jabatan atau Pekerjaan Mulai Dari :

1.      Judul Jabatan,

2.      Ikhtisar Jabatan,

3.      Barang dan atau Jasa yang dihasilkan        jabatan itu.

4.        Uraian Jabatan/Tugas ,

5.      Bahan dan Peralatan yg digunakan,

6.      Kondisi jabatan,

7.      Tgung jwb & wwnang Pjbt yg menddki nya.

8.      Syarat jabatan yg harus dipenuhi setiap orang yang menduduki jabatan dimaksud.

2. IKHTISAR  JABATAN

•         Memuat pernyataan  atau rumusan  singkat mengenai fungsi/ tugas yg harus dilakukan sesorang yg menduduki jabatan.  Ikhtisar Jabatan dimulai dgn Kata kerja.

•          Misalnya :   Jabatan Staf Ahli Menteri mempunyai ikhtisar Jabatan : Mempersiapkan  bahan pidato  dan Presentasi Menteri serta memberi kan kajian atas isu isu yg berkembang.

3. HASIL  KERJA.

•         Hasil kerja yg ingin dicapai melalui suatu jabatan  akan menentukan : Uraian jabatan, Bahan dan Peralatan yg diperlukan , Persyaratan Jabatan serta  Kualifikasi Orang yg menjalankan jabatan tersebut. .

•         Hasil akhir yg bersifat Fisik,Spt  Tukang Kursi  menghasilkan rata Kursi tertentu tiap hari.

•         Hasil akhir /kerja yg bersifat Non Fisik dapat 2 macam atau lebih,   shg memerlukan teknik dan kesepakatan tertentu mengukurnya.

4. URAIAN  JABATAN.  

•   Uraian Jabatan adalah rincian Ikhtisar Jabatan /fungsi menjadi kegiatan kegiatan yang harus dilakukan. Misalnya, (kata kerja)

•   a . Menyusun rencana kegiatan, b.Mengkoor dinasikan c. Menyelenggarakan kegiatan.dst

5.  BAHAN dan PERALATAN.

     Bahan/ Input dan Peralatan yg digunakan utk  menghasilkan Luaran/Output tergantung

a.    Produk yg akan dihasilkan setiap unit orga nisasi dan Jabatan yg bersangkutan dan

b.   Teknologi yg digunakan dlm Proses Prod.

6. KONDISI  JABATAN.

Mencakup Hubungan Jabatan, Lingkungan Kerja, dan alat kerja,Proses Produksi, Risiko atau bahaya kerja .

a. Hubungan Jabatan, Jabatan      2 dalam suatau organisasi  mem bentuk suatu Piramida Jabatan.yg didalam nya terdpt hubungan  Horizontal dan vertikal atr satu Jbt dgn Jbt –Jbt lainnya .Bag umum ,Bag.KP, Bag.Perencanaan, dgn Bag.evpol. Berada dibawah Sekditjen. Kabag Umum membawahi 3.Subbagian,Yi Kepeg, Hukmas dan Rumah tangga.

b.Lingkungan Kerja, menyangkut Tempat Kerja, Tata letak peralatan,ruangan kerja, Ca haya, ventilasi atau sirkulasi udara, alat pen jaga keselamatan kerja dan kesehatan kerja. Lingkungan kerja mempengaruhi tingkat Kinerja  Seseorang.

c. Proses Produksi. Menjelaskan tahapan2 kegiatan pada Unit Organisasi, yg biasanya disusun dlm bentuk  Standar Prosedur Kerja yg berfungsi sbg Pedoman/ Juknis bagi Peker ja Ybs dalam melakukan pekerjaannya.

d.   Risiko Kerja, dipengaruhi lingkungan kerja ,bahan dan peralatan yg digunakan.Dampak Risiko kerja Dpt dilihat dalam 3 hal yi. :

Pertama : Terhadap Keselamatan dan Keseha tan pekerja ybs dan pekerja lain dilingkungan kerja tsb. Risiko tinggi dituntut Kompensasi atau gaji yg tiggi pula dan Kualitas perkerja yg tinggi.

Kedua       : Risiko thd Alat2 kerja dan aset.

Ketiga       : Untuk Produk yg bersifat massal perlu jaminan kualitas dan diperlukan SDM  yang berkualitas.

7. Tanggung Jawab dan Wewenang,  Setiap orang dalam jabatannya bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas2 dan pencapaian hasil sesuai degan sasaran jabatan tersebut.

8.  Syarat Jabatan, mencakup semua syarat yg harus dipenuhi 0leh seseorang utk dapat memangku suatu jabatan yg digolongkan pada 4 kelompok yaitu syarat Fisik,Kualitas, Mental dan Syarat Administratif.

•         SYARAT  JABATAN.

•          FISIK : - Umur, -Tinggi, Berat, - Upaya  Fisik.

•           KUALITAS  : -  Pendidikan.

•                                     -   latihan.

•                                     -   Pengalaman.

•           SIKAP  MENTAL :

•                                     -   Bakat.

•                                     -   Temperamen.

•                                     -   Minat.

•           ADMINISTRATIF : Alat Bukti Pribadi berupa,

•            Akte Kelahiran/Umur, Ijazah pddkan, penga laman kerja,prestasi,pangkat,gaji, Status perkawinan, anggota keluarga dsb

B.  TUJUAN ANALISIS

Adalah Untuk menyusun dan menata struktur Organisasi, jenjang dan hubungan Jabatan, Perumusan uraian Jabatan dan penentuan Syarat Jabatan,shg dpt dilakukan

1.      Kebut.tnaga kerja,>perencanaan TK.

2.      Mrumuskan tata prosedur & pedoman kerja

3.      Mengisi Jbtan melalaui rekruitmen dari in ternal atau eksternal Organisasi.

4.      melakukan evaluasi kinerja dgn mggnakan sasaran dan uraian Jbtan sbg tolok ukur.

5.      Melakukan promosi dan rotasi sbg tindak lanjut hasil evaluasi kinerja.

6.      Mlkukan bimbngan & plthan sbg tindak lanjut  hasil evaluasi kinerja.

C.  METODE ANALISIS

Dilakukan dengan menggunakan 3 jenis Metode   Yaitu :

1.      Metoda Benchmarking, adalah memilih satu perusahaan sbg acuan/ contoh untuk ditiru. Shg  struktur organisasi,struktur jabatan,dan uraian jbtan disusun spt di Perush contoh dgn atau tanpa penyesuaian..

Univ  Swasta > contoh Univ  Trisakti.

R.S .Swasta     > contoh R.S. MMC  yang dianggap bagus untuk dicontoh.

2.      Metode Studi Organisasi. Adalah penyusunan struktur organisasi dan jabatan berdasarkan Visi, Misi, Tujuan dan Tugas Pokok organisasi yg diurai menjadi tupok dan fungsi2 unit organisasi ,hingga rumusan uraian jabatan dan syarat jabatan. 

3.      Metode  Kombinasi. Merupakan perpaduan  metode Benchmarking dengan metode studi organisasi.

D.Pelaksanaan analisis jabatan

  Disetiap Organisasi perlu dibentuk satu unit yg berfungsi  melakukan  Analisis Jabatan. Untuk melakukan Analisis Jabatan secara menyelu ruh  dapat dilakukan menggunakan Konsul tan  dengan didukung oleh partisipasi aktif dan keterlibatan langsung dari Unit2 dan Pejabat2  tertentu di organisasi ybs.  Al :

1.Pimpinan Organisasi/Perush,2.Kabag Analisis Jabatan.3.Konsultan bersama staf bag. Anali sis  4,Bag.analisis bersama Konsultan.5.Pimpinan Tertinggi Organisasi/ Perush .7.dll

  

 EVALUASI  KINERJA

•         Evalusi Kinerja= Performance evaluation =perfomance Appraisal, yang berarti  memberikan   Nilai atau Harga

•         Memberi nilai atas pekerjaan yang dilakukan seseorang dan untuk itu diberikan imbalan, kompensasi atau penghargaan.

•         Evaluasi Kinerja = penilaian prestasi kerja, merupakan cara yang paling adil dalam memberikan imbalan atau penghargaan kepada pekerja

EVALUASI  KINERJA.

1.   Evaluasi kinerja adalah proses penilaian pelaksanaan tugas (Performance)seseorang atau kelompok orang atau unit kerja organisasi atau perusahaan.

2.   Kinerja individu adalah tingkat pencapaian atau hasil kerja seseorang dari sasaran yang harus dicapai  atau tugas yang harus dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.

3.   Kinerja perusahaan atau organisasi adalah tingkat pencapaian sasaran atau tujuan yang harus dicapai oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu

4.   Evaluasi kinerja merupakan bagian dari  fungsi manajemen yang penting Yaitu Evaluasi dan Pengawasan (Evalution and Contrlling).

5.   Evaluasi Kinerja dapat dilakukan :

-  E.K perorangan/ individu

-  E.K Tim atau Kelompok Kerja.

-  E.K Unit atau Bagian organisasi.

-  E.K Perusahaan atau Organisasi

A.    Tujuan Evaluasi Kinerja

a.    Tujuan Evaluasi Kinerja adalah untuk menjamin pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan.

b.   Evaluasi kinerja  perusahaan menunjukkan posisi dan tingkat pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan  sehingga dapat dilakukan

*  Percepatan bila terjadi  kelambatan.

*  Penyempurnaan bila terjadi penyimpangan

     3.  EVALUASI KINERJA DIMAKSUDKAN UNTUK MENGETAHUI :

v Pencapaian sasaran perusahaan

v Pencapaian sasaran unit kerja.

v Pencapaian sasaran kelompok.

v Pencapaian sasaran individu

B.Pemanfatan Hasil EK

1.      Peningkatan Kinerja Individu

2.      Pengembangan SDM.

3.      Pemberian Kompensasi yang adil.

4.      Program peningkatan produktivitas Perush

5.      Penyusunan kebijakan dan program kepeg ( Promosi, Rotasi, Mutasi,Perenc. Karier).

6.       Menghindari perlakuan diskriminasi  terhadap pekerja.

C.Sistem pendukung EK

1.      Analisis Jabatan.

2.      Uraian jabatan.

3.      Standar Kinerja.

4.      Pengukuran Kinerja.

5.      Promosi dan mutasi.

6.      Kompensasi.

7.      Perencanaan karier.

8.      Pengembangan SDM.

D.TOLOK UKUR  EK

1.      Sasaran/target  sesuai  yg ditetapkan.

2.      Standar umum sesuai dgn ketetapan atau pedoman resmi atau konsesus nasional / internasional.

3.      Standar yg telah ditetapkan secara khusus  sebelumnya.

4.      Uraian tugas / jabatan.

5.      Misi dan tugas pokok unit atau organisasi.

E.Dimensi  Tolok  Ukur

1.      Kuantitas.

2.      Kualitas.

3.      Waktu dan kecepatan.

4.      Nilai  dan Budaya

5.      Dinyatakan dalam prosentase atau indeks

F.Pelaksanaan E.K

1.      Atasan langsung atau kepala unit  ybs.

2.      Individu atau unit ybs.

3.      Tim yang secara khusus dibentuk.

4.      Kombinasi dua atau lebih.

g.Sumber infomasi

1.      Laporan atau EK individu.

2.      Laporan atau EK unit.

3.      Tenaga supervisi.

4.      Teman sekerja.

5.      Bawahan.

6.      Pelanggan internal.

7.      Pelanggan external.

8.      Pemasok internal.

9.      Pemasok external.

10.  Nara sumber lain.

Pelaksanaan E.K

        I.  Menjelang  atau  segera  setelah  akhir  penugasan.

       II. Secara Rutin – Berkala:

            * Setiap hari.

* Setiap Minggu.

* Setiap kwartal.

* Setiap semester.

* Setiap tahun.

     III. Evaluasi khusus karena dirasakan masalah

      IV. Untuk program program Organisasi dan  Kepegawaian.

* Rotasi dan Promosi.

* Analisis jabatan.

* Perencanaan karier.

* Identifikasi kebutuhan latihan.

* Penyusunan skala upah.